RPAとは？特徴やできること・できないこと、活用事例まで分かりやすく解説

RPAとは、近年注目を浴びている業務自動化ツールのひとつです。業務の流れを記録するだけでデータ入力・転記・レポート作成をはじめとしたPCでの事務作業を簡単に自動化することができます。DX推進・働き方改革・人件費削減がキーワードである昨今、RPAの存在感が高まっています。

RPAとは

RPAとはRobotic Process Automationの略で、パソコン業務を自動化できるソフトウェアロボットのことを指します。マウス操作やキーボード入力などの操作手順を記録し、RPAがその通りの処理を実行することで業務の自動化を実現します。

RPAの特徴

ひとくちに「自動化」といっても、RPAが自動化できるのは人がパソコンを使用して行う事務作業に限ります。企業におけるそのような業務のうち「定型的な業務」をロボットに代行してもらうことで業務の効率化を図るというのが、RPAの基本的な役割と言えます。

またRPAの特徴は、プログラミング知識がない人でも業務の自動化を実現できることです。RPAはローコードツールと言われ、「システムにログイン」「入力や転記」「ファイルの保存」といった操作を視覚的に記録するだけで良いので、非エンジニア人材でも簡単に業務を自動化することができます。

RPAの使い方

RPAは、業務手順をRPA用のフローチャートやリストに落とし込み、RPAソフトがそれを実行することで自動処理が行える仕組みになっています。

このRPA用のフローチャートやリストのことを「シナリオ」と呼びます。シナリオはフローチャートやリストの形で表現されているため、プログラミング知識がない人でも分かりやすく捉えることができます。業務をRPA化するには、まず業務手順を落とし込んだシナリオを作成する必要があります。

シナリオの作成方法について、ここでは代表的な２つの方法をご紹介します。

１つ目は、手作業で作成する方法です。RPAソフト内で図形をひとつひとつドラッグアンドドロップしたり、手順を箇条書きにしたりして組み立てていきます。下記のようにひとつの図形や行が、「ファイルを開く」などのひとつのPC操作を示しており、それらを連続してつなげていくことで、ひとつの業務手順を表現します。

　
２つ目は、レコーディング機能で作成する方法です。人による実際の画面操作を記録し自動でシナリオを作成する方法です。Excelマクロをよく利用する方は「マクロの記録」機能をイメージしてもらえると良いかもしれません。自動で作成できるのは便利な反面、すべてを完璧に作成することは難しく、手動による設定が必要になることもあるようです。

RPAでできること・できないこと

RPAは、業務手順が固まっている定型業務の自動化を得意としています。イレギュラーな対応や人間の判断を伴うような業務の自動化には向いていません。ここではRPAでできること・できないことを具体的に見ていきます。

RPAでできること

1. 定型業務の自動化
   RPAが得意としているのは、業務手順や作業フローが固まっている定型業務を自動化することです。すでに手順書が存在している業務はRPA化しやすいと言えるでしょう。
   他にも、作業頻度が多い業務や定期的に行うことが決まっている業務は、自動化することで得られる効果が大きいです。シナリオの実行頻度が多ければ多いほど効果が増大するため、そのような性質の業務から優先的にRPA化することが推奨されています。
2. 複数アプリケーションをまたぐ作業の自動化
   一つの業務内で複数のアプリケーションを使用するような場合でも問題ありません。
   例えばExcelで集計管理しているデータを社内システムに登録するというような作業があったとします。「Excelの特定のセルから値を取得し、社内システムにログイン後、社内システムの所定の入力フィールドに入力して登録ボタンを押す」という内容のシナリオを作成すれば、RPAで実行することができます。社内システムを利用するには個人アカウントでログインする必要がある…そのような操作もRPAで行うことができます。
3. 業務にかかる時間を短縮
   RPAで自動化することによって、ひとつの業務にかかる時間を大幅に短縮することができます。同じ作業をするにしても、人が手作業で行う場合とRPAが行う場合では処理スピードに大きな差があります。またRPAであれば実行開始時刻を指定することもできます。そのため、夜間や昼休みの時間などの社員が働いてない時間を有効活用することが可能です。

RPAでできないこと

1. 臨機応変な対応や例外処理
   人による判断が必要な業務はRPAでの自動化には向いていません。RPAは作成されたシナリオ通りの動作しかできないため例外処理や可変的な状況に弱く、そのような場面に遭遇すると停止してしまいます。判断を定量化もしくはパターン化できる場合でのみ、分岐処理を組み込むなどしてシナリオを作成することができます。
2. 多くの人を介する業務の自動化
   複数人による作業が必要とされる業務は、自動化する際に注意が必要です。例えば、複数部署での記入を必要とする書類の作成、承認が下りないと次の手順に進めない業務などです。業務フローの中に、人にしかできない作業が含まれている場合、シナリオをそこで中断させなければなりません。
   そのような業務をRPAで自動化するには、RPA化したことでかえって業務が煩雑にならないよう自動化する部分の見極めが必要です。
3. 短時間で完了する業務
   人が行った場合に短時間で完了する業務は、自動化した場合の費用対効果が良くありません。シナリオ開発にかかるコストと自動化によって削減できるコストを比較し、より効果の高い業務からRPA化していくことを推奨します。

このように、RPAには得手不得手があります。どの業務をRPAに置き換えるかを適切に判断しうまく活用することができれば、RPAによって職場の業務効率を大幅に向上することができるでしょう。

RPAに適した業務の例

RPAは多岐にわたる業務で活用が可能です。
ここでは、RPAによる自動化が望める業務例を業種別に挙げてみます。

経理・財務	・請求書処理 ・請求書と入金データの自動照合 ・月次報告書の作成
製造	・在庫管理のレポート作成 ・購買・調達管理の事務処理 ・製造日報の集計
総務	・勤怠管理 ・交通費精算 ・従業員管理
営業・マーケティング	・WEB検索での定期的な市場調査 ・CRMへの顧客情報入力 ・見積書作成
IT	・システム運用 ・アラート管理

RPAを導入するメリット

①コスト削減（生産性の向上）

RPAを導入することで、まず人件費をはじめとしたコストの削減を実現することができます。担当者は単純だけど時間がかかっている作業をRPAに任せ、その作業に費やしていた時間を他の業務に回すことができます。コスト削減だけでなく生産性の向上も期待できると言えるでしょう。

②ミスの削減（業務品質の向上）

あらゆる業務のケアレスミスを削減することができます。単純な書類作成や転記作業であっても、人が行えばミスは起こってしまうものです。職場内で講じられているミス発生防止のための対策が、かえって業務を増やしてしまっていることも多々あります。RPA化しロボットによる自動処理に置き換えることで、業務品質の向上も期待できます。

③業務の省力化（業務スピードの向上）

ひとつの業務にかかる総時間を短縮することができます。例えば、「膨大な量の転記作業を要するため、提出日の2週間前から取りかかる必要がある」という業務があったとします。このような業務は、多大な労力を費やすだけでなく他業務にも影響を与えかねません。RPA化することによって、作業を短時間で完了させ省力化を図ることができます。

④働き方改革の推進

企業の働き方改革を推進することができます。近年、人の働き方は大きく変革していますが、RPAは24時間365日稼働することができます。人が働いていない時間帯にRPAを実行させることも可能です。自動化する業務の見極め、シナリオ開発ルールの設定など、企業がうまくRPAを活用することができれば働き方改革をより進めることができるかもしれません。

類似ツールとの比較

VBAとの違い

すでにVBA（Excelマクロ）を使用して業務の自動化を行っている方は、RPAを導入することで何が変わるのか分からないという方もいらっしゃるのではないでしょうか？

改めて整理すると、VBAとはMicrosoft Office製品の操作を自動化するためのプログラミング言語のことです。一般的にはExcelの拡張機能として、Excelでの入力・集計作業を高速で自動処理したい場合に使用されています。

RPAとVBAの決定的な違いは、自動化できる対象範囲です。VBAは自動化できる対象がoffice製品に限られているのに対して、RPAは人がPC画面で操作できるもの全てを対象としています。

RPA製品によって多少の違いはあるものの、VBAよりも自動化できる対象が広いことは間違いありません。またVBAはコードを書くことでマクロを構築するため、ある程度のプログラミング知識が必要ですが、RPAは業務手順をフローチャートやリストで表現することができればプログラミング知識は不要です。

AIとの違い

RPAとAIは、「自動化」という点では少し似ていますが、できることに大きな違いがあります。AI（人工知能）は学習能力や推論能力を持ち、より複雑なタスクや意思決定をすることができます。一方でRPAはあらかじめ定められた通りの動作しかできません。シナリオに組み込まれていないケースに遭遇した場合、エラー判定となり動作が停止してしまいます。

RPAとAIを組み合わせた活用

RPAとAIではできることが異なる点を利用し、両者を組み合わせることで自動化の幅を大きく広げることが可能です。

例えば、紙に書かれた文字を画像で読み取りテキストデータ化するAI-OCRという技術があります。AI-OCRはOCR（光学文字認識）にAI（人工知能）を組み込んだことで、読み取りづらい文字でもより正確にテキストデータ化できるようになりました。

RPAで業務を自動化する際に大きな障壁となるのが、業務内にデータ化されていない資料が含まれている場合です。紙に書かれている文字をパソコンに入力する作業は簡単な作業に思えますが、決められた動作しかできないRPAには対応できません。しかしRPAとAI-OCRを組み合わせて使用すれば、その作業も含めて自動化することができます。

RPA導入事例

事例１：ECモールから受注データや在庫データのダウンロード業務を自動化

業種：小売業／部門：営業部門フ

ァッション通販サイトを運営する大手企業の営業部門での事例です。ECモールサイトから受注データ・在庫データを毎朝ダウンロードする作業がありました。作業自体は短時間で終わるものの、土日の販売数が多いことから月曜朝の負担が最も大きく、毎朝行わなければならないという業務特性が社員の負担となっていました。

365日 / 毎朝8時に稼働するようRPAで自動化することで、慌ただしい朝の業務を省力化することに成功しました。

参考：https://www.usknet.com/jirei/palgroup/

事例２：金融機関における情報収集業務や集計業務を自動化

業種：金融業／部門：各部門

こちらの金融機関では、2017年に「2019年度末までの3カ年で500億円、中期的に1,000億円のコスト削減」という目標を掲げ、その施策としてRPAツールの導入を行いました。従業員向けのRPA研修を充実させるなど、従業員が主体的に業務効率化に取り組める体制を整えたことも功を成し、3か年で350万時間、1750人相当の業務量をRPAによって削減することができました。

参考：https://www.smfg.co.jp/chronicle20/history20/section20233column1.html

事例３：高精度なAI-OCRサービスとRPAの連携により特別定額給付金の支給を最短4日で実現

業種：公務／部門：福祉課

新型コロナウイルス感染拡大に伴い緊急事態宣言が発令された際、家計への支援策として特別給付金の給付が行われました。その正確かつ迅速な給付手続きを行うため、こちらの自治体ではAI-OCRとRPAを導入し業務自動化を図りました。

手書きの申請書をAI-OCRでテキストデータ化し、RPAで給付金システムにデータ登録するという自動化を行ったところ、申請から最短4日での給付が可能となりました。また担当者は電話応対などの別業務に専念できる環境を実現することができました。

参考：https://winactor.com/case/kokyo/amami-city-202009/

まとめ

本記事では、RPAの特徴や導入のメリット、VBAやAIとの違いについて解説しました。

RPAでの自動化には得手不得手があります。それらを理解した上でどの部分をRPAに置き換えるかを見極めることが重要です。職場の状況に合わせてRPAをうまく活用することができれば、業務効率化だけでなく生産性の向上、業務品質の向上などの付加価値も享受することができます。